Conditions d’admission

Pour être admis à exposer, le candidat doit :

– être inscrit au registre du commerce, à une chambre des métiers ou maison des artistes,

– présenter des garanties de solvabilité et ne pas être géré par un mandataire de justice,

– présenter des produits ou services inscrits à la nomenclature de Vivre Côté Sud, correspondant à l’esprit général haut de gamme du salon et répondant à des critères de qualité,

– s’engager à les mettre en scène dans un décor en accord avec l’esprit du salon.

Seules les demandes de participation officielles, dûment remplies, signées, accompagnées d’un chèque d’acompte et d’un dossier de présentation des produits ou services que le candidat souhaite exposer sont prises en compte. Les candidatures sont soumises au Comité de Sélection qui statue selon les critères mentionnés ci-dessus. Les admissions sont également limitées en fonction de la capacité du site et du nombre de produits similaires déjà admis. L’organisateur ne pourra accorder aucune exclusivité. En cas de candidature non retenue, le Comité n’a pas à motiver sa décision. Le chèque d’acompte est alors renvoyé au candidat. L’envoi de la facture au candidat vaut confirmation définitive de l’inscription et établit le contrat de location d’un espace sous réserve du respect par l’exposant des modalités de règlement. Est considérée comme non avenue, malgré son acceptation par le Comité de Sélection, la demande émanant d’un exposant qui, entre la date de l’acceptation et la date d’ouverture du salon, ne satisfait plus aux critères d’admission. 

Engagements de l’exposant

L’exposant s’engage à occuper et à ouvrir son stand pendant toute la durée du salon selon les horaires d’ouverture au public. Au cas où cette règle ne serait pas respectée, l’organisateur se réserve le droit d’ouvrir le stand aux risques de l’exposant. L’exposant ne peut céder, sous-louer ou partager, à titre payant ou gratuit, tout ou partie de son stand, excepté aux sociétés déclarées dans la demande de participation. Les sociétés hébergées doivent se conformer à la procédure d’admission. Selon le choix de chaque exposant, le matériel est proposé à la vente (directe ou sur commande) ou seulement exposé. En cas de vente à emporter, l’exposant s’engage à renouveler son stock jusqu’à la fin du salon. L’affichage des prix doit être fait dans des conditions satisfaisant aux exigences de la réglementation et sans pratique déloyale vis-à-vis des autres exposants. L’exposant s’engage à respecter les conditions du guide de l’exposant, à respecter les conditions de sécurité s’appliquant aux foires et salons et à suivre toute directive donnée par l’organisateur.  

Conditions de règlement

Le règlement devra respecter les échéances et les modalités déterminées par l’organisateur. Pour toute demande de participation intervenant tardivement, le premier versement est égal aux sommes exigibles à la date considérée. Au cas où ces règlements ne seraient pas effectués dans les délais fixés, l’organisateur se réserve le droit de disposer de l’emplacement et n’est pas dans l’obligation de rembourser le ou les acomptes déjà versés. Seuls les exposants ayant soldé leur compte auront accès à leur stand. 

Annulation

En cas d’annulation par l’exposant de sa participation, les acomptes versés par ce dernier restent acquis à l’organisateur, que le stand soit reloué ou non. Dans le cas où, pour des raisons majeures, le salon ne pourrait avoir lieu, les exposants s’engagent à ne réclamer aucune indemnité à l’organisateur. Les sommes disponibles après paiement des dépenses engagées seront distribuées aux exposants au prorata des acomptes versés par chacun d’eux. 

Modifications

Les modalités d’organisation du salon : dates, durée, emplacement, horaires, tarifs, déterminées par l’organisateur peuvent être modifiées à son initiative. L’organisateur informera les exposants de ces changements. L’organisateur réalise le plan général du salon, détermine l’implantation, la répartition, l’attribution et la surface des stands selon les zones. L’exposant bénéficie d’un délai de 8 jours à partir de la date où il est informé de l’attribution de son stand pour toute réclamation. Passé ce délai, l’emplacement proposé est considéré comme accepté. En cas de modification, aucune réclamation ne sera recevable et les exposants s’engagent à se conformer aux décisions prises dans l’intérêt du salon. Les cotes et surfaces indiquées à l’exposant sont aussi précises que possible, mais peuvent refléter un écart peu significatif avec les dimensions réelles du stand, écart dont l’organisateur ne peut en aucun cas être tenu pour responsable. 

Montage, démontage et décoration des stands

L’exposant doit assurer lui-même la surveillance du matériel et des marchandises sur les lieux pendant le montage et le démontage. Il pourvoira lui-même à leur transport et à leur réception. Il se conformera aux instructions données en ligne dans le guide de l’exposant, notamment pour l’accès et la circulation sur le site, les dates et horaires. Le non-respect par un exposant de la date limite d’occupation d’un stand autorise l’organisateur à réclamer le paiement de pénalités de retard et de dommages et intérêts. La décoration des stands est effectuée par les exposants et sous leur responsabilité. Elle doit respecter l’esprit général du salon défini par l’organisateur. Si la mise en scène du stand est jugée insuffisante par l’organisateur, ce dernier peut imposer un(e) styliste à l’exposant qui lui sera facturé ou faire fermer le stand sans dédommagement.  En dehors de celle mise en place par l’organisateur, toute signalétique doit faire l’objet d’un accord préalable. Au cas où cette règle ne serait pas respectée, l’organisateur se réserve le droit de démonter la signalétique non autorisée aux risques de l’exposant. L’organisateur se réserve le droit d’interdire, avant ou pendant le salon, la présentation de tout article ou service non conforme au dossier présenté au Comité de Sélection. La présentation des produits doit être faite uniquement dans l’enceinte de l’espace d’exposition, de façon à ne pas empiéter sur les allées et à ne pas gêner les stands voisins. Toute utilisation de structures (type tente ou chapiteaux) autres que celles mises en place par l’organisateur est interdite, sauf accord préalable. Il est également interdit d’utiliser les espaces environnant le salon pour la présentation de produits ou la distribution de prospectus, sauf accord préalable. Pour tout objet laissé sur place sans surveillance, l’organisateur ne peut en être responsable et pourra être mis en benne s’il gêne voire détruit pour des raisons de sécurité.

État des lieux

 L’exposant prend possession des lieux dans l’état où ils se trouvent et doit les rendre dans le même état. A défaut, il lui sera facturé les travaux de remise en état, ainsi que des frais de mise en benne et de recyclage. 

Assurance

Le Groupe L’Express est responsable civilement en sa qualité d’organisateur du salon Vivre Côté Sud. Cette responsabilité ne saurait en aucun cas s’étendre aux dommages causés par des tiers aux visiteurs ou aux exposants.  L’exposant répond de tous les dommages qu’il cause à autrui. Il doit obligatoirement être couvert par une assurance responsabilité civile individuelle. Il doit lui-même assurer le matériel exposé. Il est également responsable du matériel qu’il a loué. L’assurance minimum obligatoire et les assurances complémentaires facultatives seront communiquées dans le guide de l’exposant. Le Groupe L’Express ne pourra être tenu pour responsable des dégâts éventuels dus aux conditions climatiques.

Douanes

Il appartient à chaque exposant d’accomplir les formalités douanières pour les matériels et les produits en provenance de l’étranger. L’organisateur ne peut en aucun cas être tenu responsable des difficultés survenues lors de ces formalités.

Application du règlement

Toute infraction aux dispositions du présent règlement peut entraîner l’exclusion de l’exposant. Il en est notamment ainsi pour la non conformité de l’agencement du stand, le non respect des règles de sécurité, la non occupation du stand, une présentation de produits non conforme à l’esprit du salon. A titre de dommages et intérêts, l’organisateur conservera le montant versé par l’exposant fautif. L’organisateur dispose d’un droit de rétention sur les articles exposés et les éléments mobiliers ou décoratifs appartenant à l’exposant. L’organisateur se réserve le droit de statuer sur tous les cas non prévus au présent règlement et de le modifier lorsque cela lui paraîtra nécessaire.

Contestations

En cas de contestation, les tribunaux du siège de l’organisateur sont seuls compétents.